Hội thảo trực tuyến

Xóa bỏ mọi rào cản về mặt địa lý, hội thảo trực tuyến hiện đang được rất nhiều đơn vị lựa chọn. Tổ chức hội thảo trực tuyến (hội thảo online) giúp các doanh nghiệp giảm thiểu chi phí và thời gian tổ chức trong hội họp, từ đó mang lại hiệu quả cao trong công việc. 

Hội thảo trực tuyến là gì?

Hội thảo trực tuyến hay còn được gọi là hội nghị trực tuyến, là hình thức tổ chức cuộc họp Online của một nhóm người có cùng chung mối quan tâm để tranh luận về các nội dung có liên quan. Những người tham gia hội thảo sẽ ở trong phòng họp cao cấp, được trang bị đầy đủ các trang thiết bị cần thiết. Điều này nhằm mang tới chất lượng âm thanh, hình ảnh rõ ràng, sắc nét nhất như khi họp trực tiếp.

Hiện nay, hội nghị trực tuyến đang trở thành một phần quan trọng và không thể thiếu trong hoạt động phát triển của mỗi doanh nghiệp. Sở dĩ, hội nghị trực tuyến rất được quan tâm hiện nay nhờ những lợi ích nổi bật sau:

• Tiết kiệm thời gian, chi phí, địa điểm, kết nối được nhiều người cùng một lúc. Với hình thức tổ chức hội thảo này, khách hàng, đối tác có thể tham gia ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào.
• Xóa bỏ mọi khoảng cách về địa lý, mọi thành viên có thể trực tiếp đóng góp ý kiến, tương tác. 
• Dễ dàng chia sẻ các tài liệu, nội dung với chất lượng độ phân giải HD, âm thanh rõ ràng. Với những tài liệu quan trọng được chuyển giao trong một cuộc họp, buổi hội thảo Online có thể được trình chiếu ngay lập tức. Điều này giúp cuộc họp diễn ra liên tục mà không phải mất thời gian di chuyển và in ấn tài liệu. Bên cạnh đó, người tham dự có thể dễ dàng truy cập các tài liệu, nội dung có liên quan tới buổi hội thảo thông qua phần mềm.

Tổ chức hội nghị trực tuyến có thể ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như: Kinh doanh, y tế, giáo dục, quốc phòng…

Các hình thức hội thảo trực tuyến

Dưới sự phát triển của Internet cùng với đó là nhu cầu tổ chức hội nghị, hội thảo, cuộc họp trực tuyến của doanh nghiệp ngày càng tăng cao, có càng nhiều những hình thức hội thảo tổ chức Online ra đời. Trong đó phải kể tới 3 hình thức tổ chức hội thảo Online vô cùng phổ biến hiện nay như:

Hội thảo trực tuyến tổ chức qua máy tính, laptop

Hội thảo tổ chức qua máy tính, laptop là hình thức hội nghị trực tuyến phổ biến nhất hiện nay. Hình thức tổ chức hội thảo này dành cho những người không có thời gian di chuyển, đang khá bận nhưng vẫn muốn tham qua buổi hội thảo. 

Máy tính và laptop đều là những thiết bị điện tử phổ biến hiện nay và là cánh tay phải đắc lực không thể thiếu trong học tập, công việc. Dưới đây là ưu, nhược điểm của hình thức tổ chức hội thảo Online này: 

• Ưu điểm: Âm thanh, hình ảnh hội thảo qua máy tính, laptop đạt chất lượng, rõ ràng, sắc nét. 
• Nhược điểm: Hình thức tổ chức hội thảo này không phù hợp với người đang di chuyển hay thường xuyên phải di chuyển. Bởi nếu bạn di chuyển, chất lượng đường truyền mạng sẽ kém. Chính vì vậy, chất lượng buổi hội thảo cũng bị ảnh hưởng ít nhiều. 

Để tham gia buổi hội thảo tổ chức Online qua máy tính, laptop, người tham gia cần chuẩn bị những thiết bị sau:

• Một máy tính hoặc laptop có cấu hình core i3 trở lên, có ống máy ảnh và  speaker, micro thu âm. Điều này nhằm đảm bảo được xem một buổi hội thảo rõ nét, chất lượng như ngồi xem trực tiếp. 
• Máy tính, laptop có tích hợp những phần mềm gọi thoại, gọi video chất lượng theo tiêu chuẩn SIP/H.323.

Hội thảo tổ chức trực tuyến qua di động

Những chiếc điện thoại thông minh đang trở thành vật bất ly thân không thể thiếu đối với mỗi chúng ta. Theo thống kê, tỷ lệ người Việt Nam trường thành sử dụng điện thoại thông minh đạt khoảng 73%. Đây là một con số vô cùng lớn. 

Chính vì vậy, tổ chức hội thảo Online qua những thiết bị di động cũng rất được ưa chuộng. Hình thức tổ chức buổi hội thảo này phù hợp với tất cả mọi người, dễ dàng tham gia. 

• Ưu điểm: Các thiết bị di động như ipad, điện thoại thông minh,…có thiết kế mỏng nhẹ, nhỏ gọn nên có thể mang đi tới bất kỳ đâu. Hình thức tổ chức hội thảo này phù hợp với những người đang có công việc bận, phải di chuyển nhưng vẫn muốn tham gia buổi hội thảo. 
• Nhược điểm: Chất lượng hình ảnh, màn hình nhỏ, âm thanh thu phát nhỏ không bằng tổ chức qua máy tính. Bên cạnh đó, độ nét của hình ảnh, video còn phụ thuộc vào chất lượng wifi, 3G, 4G của người dùng. 

Để tham gia buổi hội thảo Online được tổ chức qua điện thoại, bạn cần phải có một chiếc smartphone hoặc tablet,  ipad,…Bên cạnh đó những thiết bị di động này phải có app video call, camera, micro, loa dành cho hệ điều hành IOS hoặc Android.

Hội thảo tổ chức trực tuyến trong phòng họp

Nếu như có nhiều người tham gia cuộc họp, buổi hội thảo cùng một lúc, có thể tổ chức hội thảo trực tuyến trong phòng họp. Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm họp trực tuyến như Zoom, Google Meet,…để mang lại sự hiệu quả. Việc tổ chức hội nghị trực tuyến trong phòng họp có một số ưu, nhược điểm sau: 

• Ưu điểm: Hội thảo có nhiều người tham gia, là cơ hội để gặp gỡ các đối tác, khách hàng. Bên cạnh đó, giúp nhận được nhiều ý kiến hơn từ những người tham gia. 
• Nhược điểm: Cũng như những cuộc họp, buổi hội thảo thông thường, với hình thức tổ chức hội thảo này, người tham gia cũng phải đến trực tiếp phòng họp. 

Để tham gia hội thảo Online được tổ chức trong phòng họp, bạn cần chuẩn bị phòng họp cao cấp được trang bị đầy đủ micro, camera, loa, tivi, màn hình hiển thị, máy chiếu, màn hình chuyên dụng,…

Báo giá tổ chức hội thảo trực tuyến

Dịch vụ tổ chức hội nghị Online đang nhận được sự quan tâm của rất nhiều đơn vị, doanh nghiệp hiện nay. Giá tổ chức hội thảo Online bao nhiêu cũng là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Thực tế, không có bất kỳ một con số chính xác nào về mức giá dịch vụ tổ chức hội nghị Online. Bởi tùy thuộc vào từng đơn vị tổ chức mà mức giá sẽ có sự khác nhau. Bên cạnh đó, giá tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo trực tuyến còn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau như:

• Chi phí thuê địa điểm tổ chức: Nếu công ty có phòng họp riêng hoặc phòng hội nghị thì có thể tận dụng để tổ chức hội thảo. Tuy nhiên, nếu không có, doanh nghiệp cần thuê địa điểm tổ chức bên ngoài. Tùy thuộc vào quy mô, không gian, trang thiết bị, thời điểm thuê,…mà mức giá sẽ có sự chênh lệch. 
• Chi phí trang phí hội nghị tổ chức hội thảo: Trang trí hội nghị hội thảo là hạng mục quan trọng và cần thực hiện để mang tới tính thẩm mỹ cho sự kiện. Các hạng mục trong trang trí hội nghị tổ chức hội thảo bao gồm: Backdrop, banner, poster, thảm đỏ, sân khấu, thiệp mời,…
• Chi phí thuê thiết bị: Các trang thiết bị cần thiết để phục vụ cho hội thảo trực tuyến diễn ra bao gồm: Màn hình led, máy chiếu, mic, loa đài, bộ chỉnh âm,…Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần tính toán chi phí thuê bàn ghế. 
• Chi phí cho nhân sự sự kiện: Dù hội thảo được tổ chức với quy mô lớn hay nhỏ thì nhân sự luôn là yếu tố cốt lõi tạo nên thành công cho buổi hội thảo. Nếu hội thảo có quy mô lớn, cần nhiều nhân sự sự kiện hỗ trợ thì chắc chắn, chi phí tổ chức hội thảo Online cũng lớn hơn rất nhiều. 

Quy trình tổ chức hội thảo trực tuyến

Xác định chủ đề hội thảo

Việc xác định chủ đề của buổi hội thảo là cơ sở, tiền đề để xây dựng ý tưởng, nội dung và cách thức tổ chức hội thảo. Điều này đóng vai trò quan trọng, góp phần giúp đạt hiệu quả tối ưu cho doanh nghiệp.

Tùy thuộc vào mục đích buổi hội thảo, đối tượng muốn hướng tới, lĩnh vực mà đơn vị tổ chức hội thảo sẽ có những sáng tạo theo concept chương trình, nội dung độc đáo nhằm thu hút người tham gia.

Lên kế hoạch tổ chức

Sau khi đã có được chủ đề chính cho buổi hội thảo, đơn vị tổ chức cũng như khách hàng sẽ phải ngồi lại với nhau để xác định mục đích và mục tiêu của hội thảo.

Từ những mục tiêu lớn ban đầu đó sẽ được triển khai và bắt tay vào việc xây kế hoạch tổ chức. Kế hoạch tổ chức càng cụ thể, chi tiết càng làm tăng tỷ lệ thành công. Nếu một buổi hội thảo được tổ chức thành công sẽ lan truyền rộng rãi trong lĩnh vực mà doanh nghiệp đang hoạt động.

Chốt danh sách khách mời và người tham dự

Việc chốt danh sách khách mời, người tham dự buổi hội thảo thường căn cứ vào Form đăng ký Online (biểu mẫu online) và ban tổ chức xác nhận tham dự thông qua email, tin nhắn SMS hoặc điện thoại. Những thông tin về khách mời tham dự sẽ được tổng hợp và bàn giao lại cho doanh nghiệp để phục vụ cho việc truyền thông tới khách hàng. 

Chuẩn bị địa điểm tổ chức hội thảo

Bên cạnh đề cao tới tính trang trọng, độc đáo, sáng tạo, địa điểm tổ chức hội thảo vẫn phải đảm bảo phù hợp với mục đích và nội dung của hội nghị, hội thảo trực tuyến. Một số tiêu chí thường được quan tâm khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo như: Tốc độ internet, hiệu ứng video, âm thanh, ánh sáng, các trang thiết bị… Địa điểm tổ chức đóng vai trò quan trọng giúp chương trình diễn ra suôn sẻ và an toàn. Vì vậy cần cân nhắc kỹ càng. 

Tổ chức hội thảo

Khi tất cả mọi thứ đã được chuẩn bị kỹ càng và sẵn sàng, đơn vị tổ chức sẽ tiến hành tổ chức buổi hội thảo. Khi này, doanh nghiệp sẽ ghi hình và phát trực tiếp thông qua chức năng của các nền tảng sử dụng để tổ chức buổi hội thảo tại bất cứ địa điểm nào. 

Sau khi buổi hội thảo kết thúc, để tạo sự ấn tượng khó quên, doanh nghiệp có thể chuẩn bị các phần quà cho những người đã tham gia và những người đóng góp cho buổi sự kiện như: Các voucher giảm giá, sản phẩm của đơn vị tổ chức và tài trợ cho buổi hội thảo,…

Kam Media tổ chức hội thảo online chuyên nghiệp

Việc lựa chọn một đơn vị tổ chức hội thảo trực tuyến uy tín, chuyên nghiệp đóng vai trò vô cùng quan trọng, góp phần giúp buổi hội thảo hoàn thiện, thành công tốt đẹp hơn.

Sử dụng dịch vụ tổ chức hội thảo Online sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tiết kiệm thời gian tổ chức. Hơn thế nữa, đội ngũ nhân sự sự kiện chuyên nghiệp, có nhiều năm kinh nghiệm sẽ giúp doanh nghiệp setup buổi hội thảo nhanh chóng nhất. 

Kam Media là đơn vị truyền thông có nhiều năm kinh nghiệm, chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức hội thảo, hội nghị trực tuyến với đầy đủ các trang thiết bị tân tiến, sử dụng công nghệ cao mang lại trải nghiệm tuyệt vời nhất cho khách hàng. Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, có nhiều năm kinh nghiệm, năng động, nhiệt huyết tại Kam Media sẽ giúp setup hội thảo trực tuyến hoàn thiện, mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp.

Tổ chức hội thảo trực tuyến có thể giải quyết được những nhược điểm của tổ chức hội thảo truyền thống như: Tốn thời gian di chuyển giữa các địa điểm, chi phí phòng họp, chi phí đi lại, ăn, ở,…Với hình thức tổ chức hội thảo Online, chỉ cần thiết bị di động có kết nối internet là mọi người có thể tham gia. Chính vì vậy, hình thức tổ chức hội thảo này là một giải pháp hiệu quả mà doanh nghiệp không nên bỏ lỡ!

Tư vấn sản xuất phim doanh nghiệp – TVC – Video

CÔNG TY TNHH KAM MEDIA

Đại chỉ: Số 112 Trần Phú, Hà Đông, Hà Nội
Website: https://kammedia.vn
Hotline: 0358.298.145
Email: kammedia66@gmail.com